電子帳簿保存法【電子取引データ保存の実務】

こんにちは！

愛媛県松山市の税理士事務所、廣瀬和隆税理士事務所です。

春一番もやってきて日増しに暖かくなってまいりました。皆さまにはお変わりなくお過ごしでしょうか。

今回は電子帳簿保存法【電子取引データ保存の実務】についてお話ししたいと思います。

 

電子取引データ保存の実務【最重要パートを深く整理】

電子帳簿保存法の中でも最も複雑で、最も間違いやすいのがここ。
今回は、普通のブログでは省かれる 「実務の深いところ」 まで盛り込みます。

 

■ 電子取引データの保存必須チェック（基本）

・すべての電子取引データを電子のまま保存している

・メール添付PDF・クラウド請求書の保存漏れがない

・紙に印刷しただけの保存はしていない

・取引日／金額／取引先で検索できる

・どこに保存しているかが一元管理されている

 

■ 改ざん防止チェック（深掘り）

電子帳簿保存法対応では、以下のどれかで改ざん防止を担保する必要があります。

＜改ざん防止の3つの方法＞

・タイムスタンプ付与方式

・訂正削除履歴方式（ログ保存）

・事務処理規程方式（運用で担保）

追加の「深い」ポイントとしては

タイムスタンプは「データ受領後一定期間内」に付与する必要あり

規程方式の場合、実運用が伴っていないと法律的にはNG

監査や税務調査で「運用証跡」を求められることが増えている

このあたりは専門家レベルのチェックです。

 

■ 保存場所・体制の深掘りチェック

・保存先フォルダは誰でも変更できない仕組みか

・AI OCR などで取り込んだ場合、読み取り精度のチェック体制があるか

・メール添付PDFは自動保存か手動か、その運用責任者は明確か

・年度ごとのフォルダ構成がルール化されているか

・税務調査用アカウント（閲覧専用）の発行フローがあるか

ここまで対応している企業は実は非常に少なく、ここが改善ポイントになりがちですね。

新田

 

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