電子帳簿保存法【帳簿データ＆スキャナ保存の運用】

こんにちは！

愛媛県松山市の税理士事務所、廣瀬和隆税理士事務所　松本です。

土手沿いのさくらと菜の花が咲き始めて、毎朝通勤が楽しくなる季節がやってきました。

もう春ですね。

 

さて、今回は電子帳簿保存の「帳簿データ＆スキャナ保存の運用」についてお話ししたいと思います。

 

帳簿データ＆スキャナ保存の運用「現場で困る点」を網羅
■ 帳簿データ（電子帳簿）の深掘りチェック

・会計ソフトのデータは年度ごとにアーカイブ済みか

・過年度分データがバラバラになっていないか

・PDF化した帳簿の検索性は担保されているか

・社内で閲覧権限が管理されているか

 

■ スキャナ保存（紙書類）の「特にややこしい」部分

スキャナ保存は法制度が複雑なため、以下の点がよく問題になります。

＜要点まとめ＞

・受領後一定期間内にスキャン（原則は最短当日〜7日以内が望ましい）

・画質要件：200dpi相当以上、カラー階調要件を満たす

・原本廃棄ルールが明文化されている

・スキャン時に担当者が正確性を担保する

・事務処理規程に「誰が・いつ・どう処理するか」が書かれている

＜現場で起きがちなミス＞

・外注先から届く紙書類だけ「後回しになりがち」

・スキャンした後に原本を机に置いたまま紛失

・スマホ撮影写真で画質要件を満たしていない

・社員がルールを知らずに未スキャンのまま保管

現場運用で詰まるポイントを押さえると、実務の負担が一気に減りますね。

 

 

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